Så vilka blir konsekvenserna och hur fungerar en digital distansrevision egentligen?
En sak som många av våra revisorer är överens om är att det fungerar bra rent praktiskt men att det är tråkigt att förlora det personliga mötet och samtalet som uppstår när man träffas ”irl.”
Hur är det med tekniken, brukar det strula?
– Jag har jobbat delvis med Teams när jag bjudit in till möten men även med Skype och Zoom om kunden bjudit in. I de fall kunden bjuder in ett stort antal personer som ska delta i flera olika revisionspass är det fördelaktigt om det är kunden som sätter upp mötet. Oavsett vilken plattform som används uppstår det ibland problem med tekniken men i huvudsak har det fungerat bra berättar Hans Bergström, revisionsledare på SBSC.
Behöver man någon särskild förberedelse inför en distansrevision?
– Det man bör tänka på är att det blir väldigt intensivt så det är bra att boka in pauser från början, gärna ett tiominutersbreak i timmen berättar Anders Banderby, revisionsledare på SBSC.
– Inför revisioner med larmcentraler och anläggarfirmor har jag tidigt i revisionen givit instruktioner om vad jag vill se på film eller bilder, exempelvis test av inbrottslarm, talförbindelse i sluss, CCTV i sluss, test av reservkraftaggregat, passageloggar, driftindikeringar eller drifttid för UPS och brutit för lunch något tidigare för att ge utrymme att genomföra det jag önskat om ingen annan kan utföra det säger Carl Raab, revisionsledare på SBSC.
– Om kunden känner sig osäker kan det vara bra att göra ett testmöte någon dag före revisionen, tillägger Hans Bergström. Det kan vara bra att testa tekniken och få information om hur man delar dokument så att man inte tappar revisionstid till teknikproblem.
Hur gör man med sådant som inte går att revidera digitalt?
– Det som inte går att revidera digitalt, exempelvis kemikaliehantering, avfallshantering, kontroll av anläggarfirmans lokaler mm. kan man begära kompletteringar för. Dessa kan kunden skicka efter revisionen för granskning.
Vid startmötet informerar jag om att utöver bekräftelse på uppfyllande av krav eller avvikelse så kan ett tredje alternativ uppstå; ”gick ej revidera”. Detta kan först och främst utmanas med lite kreativitet under revisionen eller begäran av lämplig komplettering eller vid senare tillfälle på plats, helst nästa planerade revision eller i undantagsfall ett extrainsatt besök säger Hans Bergström, revisionsledare på SBSC.
Så, sammanfattningsvis kan vi konstatera att distansrevisioner på det stora hela fungerar bra men att alla revisioner inte går att ersätta med distansrevisioner eftersom vissa moment helt enkelt inte går, eller lämpar sig, att köra på distans. Ett sista medskick kommer från Anders Banderby.
– Kom ihåg att stänga av mikrofon om ni bär med er ett trådlöst headset under pausen. Vi hade en liten incident som jag inte vill gå närmare in på, men det är bra att komma ihåg.
